A Importância da Organização dos Arquivos da Empresa

Muitos colaboradores desconhecem que o controlo, a falta dos registos e o arquivamento dos documentos poderá ter consequências financeiras para as suas organizações.

Recordo-me de um caso recente, onde uma empresa envolvida numa exportação viu-se obrigada a accionar um seguro por observar um sinistro. A referida empresa não mantinha os arquivos adequados, quer na forma informática, quer na forma de papel. A companhia seguradora solicitou uma séria de documentos que faziam prova de determinados procedimentos que deveriam ter sido observados. Os documentos não foram entregues pois não sabia do seu paradeiro. Deste modo, a referida empresa foi obrigada a assumir a perda de cerca de 40.000 € pois a seguradora sem os referidos documentos não assumiu o sinistro!

Para além das obrigações legais o arquivamento dos documentos significa também ter acesso à informação e que a mesma seja obtida em tempo útil.


Vantagens dum sistema de arquivo:

  • Organização física e/ou eletrónica adequada;
  • Sistema de identificação visual;
  • Padronização dos métodos de arquivo;
  • Comodidade e agilidade nas consultas aos documentos;
  • Sigilo das informações, segurança e preservação dos documentos;
  • Eliminação das dificuldades para localização e manutenção dos arquivos;
  • Atendimento às normas ISO de armazenamento e rastreabilidade de informações e documentos;
  • Redução das horas gastas no planeamento e execução para melhoria ao acesso, disseminação e recuperação de documentos e informações;
  • Redução de despesas com multas fiscais, da aplicação das leis do trabalho ou judiciais por não cumprir os prazos de apresentação da documentação exigida;
  • Ambiente de trabalho organizado e limpo.


A documentação duma empresa só não é mais valiosa que seu património humano, por isso, deve ser guardado com todos os cuidados necessários para prevenir perdas.

Nas empresas tipicamente trabalhamos em grupo, e é sempre um prazer quando alguém quer procurar um documento e consegue-o encontrar sem dificuldade. Se is documentos não estão bem arquivados nunca poderemos tomar as rédeas da nossa organização.

Então como criar e manter um bom sistema de arquivamento?

  1. Identificar os documentos que devem ser arquivados;
    1. Correspondência;
    1. Relatórios;
    1. Documentos contabilísticos,
    1. Manuais internos e políticas da empresa;
    1. Informação sobre clientes e fornecedores bem como todas as partes envolvidas que têm influência no desenvolvimento da organização;
    1. Todos os outros que a empresa considere.
  2. Classificar os documentos:
    1. Confidencias
    1. Não confidenciais.
  3. Quando devo arquivar? Nas organizações onde há muito trabalho e atividades constantes deve-se ter muita disciplina. Tipicamente deve ser uma vez por dia e preferencialmente durante o período da manhã. Para as organizações onde há mais tempo duas vezes por semana deverá ser suficiente.
  4. Que equipamento devo utilizar?
    1. Se for na forma eletrónica deverá ser num servidor seguro e preferencialmente na cloud. Os acessos deveram ser controlados tendo uma política estabelecida pelo departamento informático e em coordenação com a direção da empresa.
    1. Se for em papel, deverá ser armários preferencialmente com fechados à chave em função do grau de confidencialidade.
    1. Carimbo datador para registar a data de entrada do documento(s).
    1. Caixa de arquivo: Para documentos com dimensões fora do normal.
    1. Livro de registo de acesso aos documentos;
    1. Destruidora de papel.
  5. Métodos para o arquivo
    1. Ordem alfabética;
    1. Por ordem cronológica;
    1. Por Categoria/Assunto;
    1. Por empresa;
    1. Por clientes/Fornecedores;
    1. Por localidade ou zona geográfica

Antes de começar a arquivar é importante definir os critérios para o arquivamento, É possível realizar o arquivo utilizando dois um mais métodos. Por exemplo, por categoria e depois por ordem alfabética. Um documento poderá ser arquivado em um ou mais locais, utilizado cópias. Imagine que tem um processo judicial contra uma empresa “X”. Os documentos poderão ser encontrados em advogados e no arquivo da empresa “X”.

  • Como começar a arquivar?
    • Poderá por separar os documentos em pilhas diferentes de acordo com a categoria.
    • Faça uma lista de todas as categorias
    • Crie subcategorias ou divida por empresa e depois cronologicamente, por exemplo. 

Olhe para a lista duma forma critica e pergunte-se pode combinar algumas categorias, etc. Uma vez que criou o método certifique-se que cria um índex ou um documento que descreve como o arquivo é efetuado e onde se encontra arquivado. Assim certifica-se que quem estiver à procura poderá aceder mais facilmente. O índex trata-se da chave do arquivo e deverá ser compreendido por todos os que acedem aos arquivos.

Em organizações com bastantes documentos e processos documentais normalmente existe um responsável pelo o arquivo. O responsável pelo arquivo para além de proceder ao arquivamento dos documentos também deve ter um livro de registo que deverá conter a seguinte informação:

  • Documento acedido/retirado;
  • Pessoa que acedeu/retirou;
  • Data de levantamento;
  • Data de devolução;
  • Assinatura.

Procedimento de arquivo:

  1. Registar o documento a arquivar;
  2. Colocar a data de receção;
  3. Arquivar de acordo com os critérios estabelecidos.

Por fim e não menos importante, o RGPD-Regime Geral da Proteção de dados visa proteger as pessoas singulares relativamente ao tratamento dos seus dados pessoais. As empresas ficam obrigadas a cumprir um conjunto de requisitos para proteger eficazmente a informação dos seus clientes. A legislação em vigor prevê coimas pesadíssimas na eventualidade de incumprimento….

Seja o primeiro a comentar on "A Importância da Organização dos Arquivos da Empresa"

Deixe um comentário